Gestionar las opciones para compartir contenido de forma externa de tu organización

Este artículo está dirigido a administradores. Para obtener más información sobre cómo definir permisos para tus propios archivos o cómo compartirlos, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive.

Compatible con todas las ediciones de Google Workspace, Cloud Identity y G Suite

Como administrador, puedes controlar si los usuarios pueden compartir archivos y carpetas de Google Drive con usuarios que no pertenezcan a la organización. Estas opciones para compartir se aplican a los elementos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, los archivos de proyectos de Sites, My Maps, las carpetas y cualquier otro elemento que se almacene en Drive.

Nota: Aunque desactives o limites la opción para compartir contenido con usuarios externos, los usuarios podrán seguir compartiendo formularios con usuarios externos.

• Ejemplos de opciones para compartir
• Activar o desactivar el uso compartido de archivos y carpetas de Drive con usuarios externos
• Permitir que se compartan archivos de forma externa solo con dominios de confianza
• Controlar quién puede mover contenido a unidades compartidas de otra organización
• Prueba a gestionar el uso compartido de Drive con reglas de confianza

Nota: Para controlar las opciones para compartir contenido con usuarios externos que no son de Google, activa o desactiva la opción de compartir contenido con visitantes.

Ejemplos de opciones para compartir

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Activar o desactivar el uso compartido de archivos y carpetas de Drive con usuarios externos

Compartir contenido de Drive con personas ajenas a tu organización puede ser un proceso importante de colaboración, pero también conlleva el riesgo de que se produzca una filtración de datos. Si activas la opción para compartir contenido de forma externa, tendrás opciones para limitar las opciones para compartir contenido, como advertir a los usuarios antes de que compartan contenido o impedir que se comparta mediante enlace.

Si desactivas el uso compartido con usuarios externos, los usuarios no podrán compartir los siguientes elementos con usuarios externos:

• Invitaciones a elementos creados en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
• Enlaces a archivos almacenados en Drive
• Elementos adjuntos a correos, que se pueden subir directamente desde dispositivos o almacenados en Drive

Los usuarios externos también pierden el acceso a los elementos que se hayan compartido con ellos previamente.

También puedes bloquear los mismos elementos procedentes de usuarios externos para que no se muestren a usuarios de tu organización. Estas restricciones se aplican a los miembros externos de grupos. Cuando se comparten archivos con un grupo que tiene usuarios externos, estos no pueden acceder al archivo.

Para activar o desactivar la opción de compartir contenido de forma externa, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos.

   Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

3. Haz clic en Opciones para compartir > Opciones para compartir.

4. (Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómo funciona

   La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información

5. Para activar el uso compartido con usuarios externos, haz clic en Activado y elige las opciones para compartir.
6. Para desactivar el uso compartido con usuarios externos, haz clic en Desactivado. También puedes bloquear contenido externo para que no se comparta con tus usuarios, incluido el contenido de sistemas de almacenamiento de terceros.
7. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa .

   Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).

Permitir que se compartan archivos de forma externa solo con dominios de confianza

Puedes permitir que se compartan archivos solo con dominios de confianza (permitidos). Cuando usas una lista de dominios permitidos con el fin de restringir la opción para compartir contenido:

• El dominio debe ser de Google Workspace, salvo que utilices la función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google.
• No puedes seleccionar solo determinados dominios de la lista de permitidos para compartir archivos. Se incluyen todos los dominios de confianza.
• Los usuarios no pueden compartir archivos con cuentas personales.
• Si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros con licencias de Google Workspace, la lista de dominios permitidos también se aplica a los usuarios de Cloud Identity.

Añade dominios de confianza a tu lista de permitidos si aún no lo has hecho.

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos.

   Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

3. Haz clic en Opciones para compartirOpciones para compartir.
4. (Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómo funciona

   La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información

5. Haz clic en Lista de dominios permitidos y elige las opciones para compartir.
6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa .

   Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Controlar quién puede mover contenido a unidades compartidas de otra organización

Puedes permitir o impedir que se mueva contenido de unidades compartidas que incluyan una fuente o un destino externos. Por ejemplo:

• Puedes impedir que se mueva contenido de una unidad compartida de tu organización a una unidad compartida externa o a la ubicación Mi unidad de un usuario externo.
• Puedes impedir que se mueva contenido de Mi unidad de un usuario de tu organización a una unidad compartida externa.

Consulta más información en el artículo Controlar el uso compartido en tu organización.