Configurar la experiencia integrada de Gmail en una organización

Creada por Dayan from Royal Tech Group, Modificado el Mar., 1 Abr. a las 1:52 P. M. por Dayan from Royal Tech Group

Como administrador, puedes configurar la experiencia integrada de Gmail para que tu organización pueda acceder a todos los canales de comunicación (mensajes de correo electrónico, chat y videollamadas) en un mismo lugar: Gmail.

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Guía de inicio rápido sobre la nueva experiencia integrada de Gmail para administradores

Con la experiencia integrada de Gmail, tus usuarios podrán hacer lo siguiente:

Colaborar en documentos en el contexto de mensajes de chat: podrán acceder rápidamente a documentos desde el chat.
Priorizar tareas y estar al tanto de todo: podrán controlar las notificaciones para que solo interrumpan su trabajo los usuarios y mensajes más importantes.
Crear una lista de tareas compartida: la integración de Gmail les permite colaborar con otras personas en espacios.
Hacer varias tareas a la vez: podrán hacer referencia a un mensaje de Gmail desde la misma pantalla en la que chatean con un compañero, o tomar notas y asignar tareas durante una videollamada.

Configurar la experiencia integrada de Gmail

Para ofrecer a los miembros de tu organización la experiencia totalmente integrada de Gmail, configura los siguientes servicios en la consola de administración de Google, tal como se describe más abajo en esta página.

Configurar Tasks
Configurar Drive y Documentos
Configurar Calendar
Configurar Meet
Configurar Chat
Tu organización puede comunicarse en grupo o de forma individual y en espacios, y mantener varias conversaciones a la vez. Los usuarios pueden utilizar aplicaciones en Google Chat para llevar a cabo algunas operaciones habituales, como gestionar tareas, generar informes de estado o cambiar los propietarios de las tareas pendientes. Activa Chat y Preferiblemente Chat. Consulta más información en el artículo Activar o desactivar el chat en una organización. Tus usuarios deben activar Chat en Gmail. Para ver los pasos, indícales que consulten el artículo Utilizar Google Chat en Gmail. (Opcional) Para definir políticas de aplicaciones, consulta el artículo Permitir que los usuarios instalen aplicaciones de Chat.
Cuando Google Meet está activado, los usuarios de tu organización pueden crear videollamadas y unirse a ellas. Activa Google Meet. Consulta más información en el artículo Activar las reuniones de Meet en tu organización. Si utilizas Google Workspace for Education, configura Meet para la educación a distancia. Consulta más información en el artículo Configurar Meet (para administradores de centros educativos). Tus usuarios deben mostrar Meet en Gmail. Para ver los pasos, indícales que vayan a Mostrar u ocultar Google Meet en Gmail (para todos los usuarios).
Para que los usuarios puedan ver las próximas reuniones, activa Google Calendar. Si Calendar está desactivado, las próximas reuniones no estarán visibles, pero los usuarios podrán crear reuniones y unirse a ellas. Para obtener más información, consulta el artículo Activar o desactivar Calendar en las cuentas de usuario.
Activa Google Drive y Documentos para permitir que tus usuarios almacenen y compartan archivos desde su cuenta y suban archivos a espacios de Chat desde Gmail. Los usuarios que tengan la opción Drive y Documentos desactivada no podrán ver ni editar los archivos compartidos en los espacios de Chat. Consulta información detallada en el artículo Activar o desactivar Drive en las cuentas de usuario.
Para utilizar Google Tasks, debes activarlo en toda tu organización, no solo para un conjunto de usuarios. Para obtener más información, consulta el artículo Activar o desactivar Tasks en las cuentas de usuario.

Consideraciones de seguridad y conservación de datos

Antes de implementar la nueva experiencia de Gmail en las cuentas de tus usuarios, revisa los siguientes aspectos relacionados con la seguridad y la conservación de datos.

Chatear con personas ajenas a la organización: puedes controlar cómo chatean tus usuarios con personas que no pertenecen a tu organización. Consulta más información en el artículo Controlar opciones de chat externo en Chat y Espacios.
Crear y unirse a salas con personas ajenas a la organización: para dejar que los usuarios creen y se unan a salas donde participen personas que no pertenezcan a tu organización, sigue los pasos que se indican en Activar o desactivar espacios externos.
Conservación de datos: si tu organización tiene requisitos relativos al almacenamiento de datos, mantén el historial de chat activado para todos los usuarios. De forma predeterminada, el historial de chat está activado en las salas organizadas en conversaciones, en los chats privados y en las conversaciones de grupo que tienen lugar fuera de las salas. Para obtener más información, consulta el artículo Configurar las opciones del historial de Chat en una organización.
Vault: si en tu organización se utiliza Google Vault, consulta al equipo jurídico para conocer las políticas de gobierno de datos que se aplican. Cuando el historial de chat está desactivado, los mensajes de chat no se envían a Vault, por lo que no es posible guardarlos, exportarlos ni hacer búsquedas en ellos.