Activar o desactivar Drive y Documentos para los usuarios

Este artículo está dirigido a los administradores que gestionan los editores de Documentos y Drive de una organización. Si necesitas ayuda para gestionar tus propios archivos, visita el Centro de Aprendizaje.

Con tu cuenta de administrador, puedes activar o desactivar Google Drive para los miembros de tu organización. Este ajuste también controla el acceso a los editores de Documentos de Google, como Documentos de Google, Sites y Apps Script. En la mayoría de los casos, el servicio Drive y Documentos está activado en tu organización de forma predeterminada.

Cuando Drive y Documentos están desactivados

Los usuarios no pueden hacer lo siguiente:

• Crear archivos o acceder a ellos en Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites o Apps Script. Los scripts de Apps Script existentes se siguen ejecutando. Cuando el propietario de un archivo tiene desactivado Drive y Documentos, los demás usuarios que tengan Drive y Documentos activados con los que se haya compartido el archivo seguirán teniendo acceso a él.
• Enviar formularios de Google que requieran compartir documentos con usuarios ajenos a tu organización.
• Subir archivos a espacios en la experiencia integrada de Gmail. Más información sobre la experiencia integrada de Gmail
• Usa plantillas de correo personalizadas en Gmail.

Los administradores tienen limitaciones a la hora de gestionar las opciones para compartir archivos:

• No puedes cambiar los permisos para compartir archivos en la consola de administración.
• Si tienes reglas de confianza activadas y configuradas, se seguirán aplicando a los archivos de los usuarios. Para obtener más información sobre las reglas de confianza, consulta el artículo Crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos en Drive.

Si quieres que los usuarios puedan usar Drive, pero no crear archivos con Documentos, Hojas de cálculo u otros editores de Documentos, activa el servicio Drive y Documentos y desactiva la opción de crear documentos.

Controlar quién utiliza Drive y los editores de Documentos en tu organización

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos.

   Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

   
3. Haz clic en Estado del servicio.

4. Para activar o desactivar un servicio en toda tu organización, haz clic en Activado para todos o en Desactivado para todos y luego en Guardar.

5. (Opcional) Para activar o desactivar un servicio en una unidad organizativa, sigue estos pasos:

   1. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa.
   2. Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activado o Desactivado.
   3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio es Heredado y quieres mantener el ajuste actualizado aunque cambie el ajuste principal, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio es Anulado, haz clic en Heredar para volver al mismo ajuste que la unidad organizativa superior o en Guardar para conservar el nuevo, incluso si cambia el ajuste de la organización principal.
        Nota: Consulta más información sobre la estructura organizativa.
6. (Opcional) Para activar un servicio en determinadas cuentas de usuario de varias unidades organizativas o de una misma unidad, selecciona un grupo de acceso. Consulta más información en el artículo Personalizar el acceso a servicios mediante grupos de acceso.