Permitir que los usuarios vean la actividad de los archivos (Panel de actividad)

El Panel de actividad no se ha creado con fines legales ni de auditoría. Si quieres auditar la actividad de los usuarios, utiliza el registro de auditoría de Drive. 

Como administrador, puedes controlar si los usuarios pueden ver en un panel de actividad lo que han hecho los otros usuarios en archivos. En ese panel se muestran los nombres de los usuarios que han consultado archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, así como la hora en que lo hicieron.

Con esos datos, los editores de los archivos pueden tomar decisiones fundamentadas sobre cómo seguir el trabajo en colaboración. Para ver el Panel de actividad de un archivo, los usuarios deben tener permiso para editarlo y pertenecer al mismo dominio que su propietario. pero no pueden ver el Panel de actividad de los archivos que no sean de su dominio.

Qué pueden controlar los usuarios

Los usuarios pueden controlar si la información sobre los archivos que han consultado se muestra en el Panel de actividad.

Por ejemplo, si como administrador activas el historial de vistas de un usuario, este puede seguir eligiendo la configuración de privacidad para ocultar las vistas de los archivos en el panel. Si desactivas el historial de vistas de los usuarios en el Panel de actividad, no podrán activarlo por su cuenta. La configuración de privacidad del panel de actividad solo controla la visibilidad de la actividad de visualización en el propio panel de actividad.

Comprobar la configuración de la visualización de archivos de la organización

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos.

   Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

3. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

   Ediciones compatibles con este paso opcional: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; G Suite Business. Comparar ediciones

4. Haz clic en Configuración del Panel de actividad.
5. Junto a Historial de visualizaciones de los usuarios, selecciona una opción. Los usuarios podrán ocultar las visualizaciones de sus archivos, independientemente de la opción que elijas.
   Nota: Esto no afecta a los registros de visualización fuera del panel de actividad.
   • Activado (recomendado): el Panel de actividad muestra información sobre las visualizaciones de los archivos. Los usuarios que tienen permiso para editar archivos que pertenecen a usuarios del mismo dominio pueden ver esta información. Es posible que la información sobre las visualizaciones de tus usuarios se muestre en los paneles de actividad de los archivos de otras organizaciones. 
   • Activado (solo dentro de <tu dominio>): el número de veces que usuarios específicos han consultado un documento aparecerá en el Panel de actividad si los usuarios y los archivos pertenecen a tu dominio. Los usuarios de otros dominios no verán la actividad de los usuarios de tu organización en archivos que pertenezcan a tu dominio.
   • Desactivado: las visualizaciones de archivos de tu organización no estarán disponibles en los paneles de actividad de ningún archivo. Tus usuarios pueden saber si usuarios externos han consultado sus archivos dependiendo de la configuración de los paneles de actividad de esos usuarios externos.
6. En algunas ediciones de Google Workspace, están disponibles ajustes adicionales para controlar si tus usuarios pueden ver datos del panel de actividad de los archivos en los que tienen permiso de edición. Junto a Permiso para ver el historial, selecciona una de las siguientes opciones:
   • Activado: permite que los usuarios de tu dominio consulten las personas que han visto archivos y las tendencias de visualización en el panel de actividad. Se recomienda esta opción si también está activado el Historial de visualizaciones de los usuarios.
   • Desactivado: impide a los usuarios de tu dominio consultar las personas que han visto los archivos y las tendencias de visualización en el Panel de actividad. Se recomienda esta opción si también está desactivado el historial de visualizaciones de los usuarios.