Los centros educativos y universidades que tengan suscripciones a Google Workspace for Education disponen de un mínimo de 100 TB de almacenamiento compartido entre todos los usuarios. Con esa cantidad, podrás almacenar más de 100 millones de documentos, 8 millones de presentaciones o 400.000 horas de vídeo aproximadamente.

En tu consola de administración de Google, puedes usar las herramientas de administrador para saber cuánto almacenamiento utilizas, definir límites de almacenamiento e identificar cuentas que usan una cantidad desproporcionada de espacio.

Para ver información detallada y prácticas recomendadas, consulta las preguntas frecuentes que aparecen a continuación y las siguientes páginas de esta serie, y descarga la guía de almacenamiento para administradores.

2. Información sobre la disponibilidad y el uso del espacio de almacenamiento

Las ediciones de Google Workspace for Education proporcionan 100 TB como mínimo de almacenamiento compartido para tu centro, además de opciones para aumentar ese espacio.

Paso 1: Calcula el límite de almacenamiento

El espacio de almacenamiento que tenga tu organización dependerá de la edición que haya adquirido:

• Education Fundamentals: 100 TB de almacenamiento compartido por tu organización.
• Education Standard: 100 TB de almacenamiento compartido por tu organización.
• Teaching and Learning Upgrade: 100 TB de almacenamiento compartido por tu organización, más 100 GB adicionales por licencia. Nota: Si adquieres las licencias a través de la consola de administración o de un distribuidor con un plan flexible, deberás asignar las licencias a los usuarios para que tu organización disponga del almacenamiento correspondiente.
• Education Plus: 100 TB de almacenamiento compartido por tus organizaciones, más 20 GB adicionales por licencia. Además, los clientes que aún usen licencias antiguas de G Suite Enterprise for Education obtendrán 100 GB adicionales por cada licencia de empleado adquirida.

Nota: Las instituciones educativas con más de 20.000 usuarios activos recibirán 5 GB como mínimo de almacenamiento adicional por cada usuario activo que supere los 20.000.

• Para contabilizar los usuarios activos, tomamos como referencia los 30 días en los que se registraron más inicios de sesión únicos durante los últimos 180 días. Puedes calcular el número de usuarios activos revisando los 30 días con más inicios de sesión únicos. Consulta cómo ver inicios de sesión únicos durante un periodo de 30 días.
• Tu recuento de usuarios activos y el almacenamiento adicional en función de los usuarios activos se calculan y actualizan automáticamente dos veces al año. Las asignaciones de almacenamiento adicional se aplican el 1 de abril y el 1 de octubre.

Ejemplos de cálculos de límite de almacenamiento

• Si has comprado 10.000 licencias de Google Workspace for Education Plus, el almacenamiento compartido será de 300 TB:

  100 TB (almacenamiento estándar) + (10.000 licencias x 20 GB = 200 TB) = 300 TB de almacenamiento disponible

• Si has comprado 100 licencias de Teaching and Learning Upgrade, el almacenamiento compartido es de 110 TB:

  100 TB (almacenamiento estándar) + (100 licencias x 100 GB = 10 TB) = 110 TB de almacenamiento disponible

Paso 2: Descubre cómo se usa el almacenamiento

Con las herramientas de administración del almacenamiento, los informes y los registros, puedes gestionar el uso del espacio de almacenamiento:

• Consultar el almacenamiento en la consola de administración: obtén un resumen de los servicios, usuarios y unidades compartidas que utilizan más espacio (consulta las instrucciones en la siguiente sección).
• Generar informes "Cuenta": determina el uso del espacio de almacenamiento de cada usuario e identifica valores atípicos. Puedes exportar los informes a Hojas de cálculo de Google. Más información sobre cómo generar informes "Cuenta"
• Gestionar unidades compartidas: consulta cómo se usan las unidades compartidas en tu organización y determina cómo se usa su espacio de almacenamiento. Más información sobre cómo gestionar los usuarios y la actividad de unidades compartidas
• Usar registros de BigQuery: exporta los datos de los informes a BigQuery para visualizar el uso que haces del espacio de almacenamiento y poder hacer consultas sobre él, incluido el uso del espacio de almacenamiento por servicio. Requiere Google Workspace for Education Plus. Más información sobre cómo analizar registros de almacenamiento en BigQuery

Consultar el uso del espacio de almacenamiento total

1. Inicia sesión con una cuenta de administradoren consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Almacenamiento.

   Para disfrutar de todas las funciones, necesitas privilegios de administrador en Almacenamiento.

3. En la parte superior puedes ver cuánto almacenamiento total está usando tu organización y el que utiliza Drive, Gmail y Fotos.

Nota: Cuando revises el uso del espacio de almacenamiento, puede que veas una categoría denominada "Otros" en el medidor de almacenamiento. Se trata de una nueva categoría que permite a los administradores ver el almacenamiento con el que cuentan los usuarios que tienen copias de seguridad de Android, incluidos los datos de WhatsApp. Aunque figuren en el medidor de almacenamiento, no tenemos previsto cobrar por estos datos. Si cambiáramos de opinión, avisaríamos a los clientes con al menos 90 días de antelación.

Identificar quién usa más almacenamiento

Puedes revisar el uso del espacio de almacenamiento de los usuarios de dos maneras. La primera es a través de la página Almacenamiento:

1. Inicia sesión con una cuenta de administradoren consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Almacenamiento.

   Para disfrutar de todas las funciones, necesitas privilegios de administrador en Almacenamiento.

3. En la sección Usuarios que utilizan más espacio de almacenamiento, puedes ver qué usuarios utilizan más espacio de almacenamiento.

Si quieres obtener más detalles, como el uso por servicio, genera un informe "Cuenta":

1. Inicia sesión con una cuenta de administradoren consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Informes > Informes > Informes de usuario > Cuentas.

   Se requiere el privilegio de administrador Informes.

3. En el informe, haz clic en Descargar .
4. En Seleccionar columnas, haz clic en Columnas seleccionadas actualmente o en Todas las columnas.
5. Haz clic en Descargar.
6. Haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google.
7. Ordena los datos según la columna Almacenamiento total utilizado (MB).

Identificar las unidades compartidas que usan más almacenamiento

1. Inicia sesión con una cuenta de administradoren consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú Almacenamiento.

   Para disfrutar de todas las funciones, necesitas privilegios de administrador en Almacenamiento.

3. En la sección Unidades compartidas que utilizan más espacio, puedes ver un resumen de las unidades compartidas que utilizan mucho almacenamiento.
4. Para ver una lista con todas las unidades compartidas clasificadas según el almacenamiento que consumen, haz clic en Ver todas las unidades compartidas.

3. Liberar o añadir más almacenamiento en instituciones educativas

La nueva política de almacenamiento de las ediciones Google Workspace for Education ofrece 100 TB de almacenamiento compartido y opciones para aumentar el almacenamiento. Consulta cómo liberar y añadir más espacio de almacenamiento.

¿No eres cliente de Education? Accede a este enlace.

Liberar espacio de almacenamiento de tu institución o centro educativo

Para liberar espacio en tu cuenta de Google, consulta este enlace.

• Eliminar cuentas y unidades compartidas antiguas y contenido duplicado:purgar las cuentas de usuario o unidades compartidas que ya no necesites puede liberar espacio de almacenamiento. Elimina contenido como archivos que han quedado duplicados después de copiarlos en unidades compartidas o en Google Cloud Storage.
  • Más información sobre cómo eliminar usuarios de tu organización
  • Más información sobre cómo eliminar unidades compartidas
  • Elimina contenido duplicado, como archivos que han quedado duplicados después de copiarlos en unidades compartidas o en Google Cloud Storage.
• Buscar a los usuarios que consumen mucho espacio y enviarles un mensaje: puedes ver cuáles son los usuarios principales de tu almacenamiento con el administrador de almacenamiento. Envíales un correo y pídeles que eliminen los archivos grandes y los correos que no sea necesario almacenar en Google Workspace. Para ver un correo de ejemplo, consulta el artículo Liberar o añadir más almacenamiento en organizaciones.
• Evaluar las prácticas con cuentas de alumnos egresados: al eliminar cuentas de alumnos inactivas, puedes liberar una parte considerable de tu almacenamiento compartido.
• Pasarte a Google Cloud Storage: evalúa las prácticas y políticas de tu organización relacionadas con el uso de Google Drive como almacenamiento a largo plazo y plantéate pasarte a Google Cloud Storage. Para obtener más información sobre Google Cloud Storage y cómo migrar herramientas de Google Drive a este servicio, ponte en contacto con tu representante de cuentas. Más información sobre Google Cloud Storage
• Revisar las políticas de retención de datos: trabaja con los encargados de las normas de tu centro para revisar las políticas de retención de datos; por ejemplo, para saber cuándo deben eliminarse los datos que ya no cumplen su propósito. En Google Vault, actualiza tus reglas de retención según sea necesario para reducir el uso del espacio de almacenamiento general. Más detalles sobre cómo funciona la retención

Consulta también la guía de almacenamiento de Google for Education.

Ampliar el almacenamiento de tu institución o centro educativo

Si necesitas almacenamiento para tu cuenta personal de Google, visita esta página.

A la hora de ampliar el almacenamiento compartido de tu institución educativa, dispones de dos opciones:

1. Puedes comprar licencias de Education Plus o de Teaching and Learning Upgrade.
   • Por cada licencia de Teaching and Learning Upgrade, se añaden 100 GB a tu almacenamiento compartido, sin límite. Nota: Si adquieres las licencias a través de la consola de administración o de un distribuidor con un plan flexible, deberás asignar las licencias a los usuarios para que tu organización disponga del almacenamiento correspondiente..
   • Por cada licencia de Education Plus, se añaden 20 GB a tu almacenamiento compartido.
2. El almacenamiento adicional de Workspace, diseñado para clientes de Education con necesidades de almacenamiento únicas, te permite añadir espacio a tu almacenamiento compartido en incrementos de 10 TB. Consulta más información en Comprar más espacio de almacenamiento de Google Workspace para tu organización. Para obtener más información, ponte en contacto con un partner de distribución de Google Workspace for Education o con un representante de Google for Education.

Compara las ediciones de Google Workspace for Education y consulta más información sobre la disponibilidad del almacenamiento por licencia.

4. Definir límites de almacenamiento

Los clientes de Google Workspace for Education obtienen un mínimo de 100 TB de almacenamiento compartido y opciones para aumentar el espacio de almacenamiento. Para asignar el almacenamiento compartido de tu institución, puedes definir un límite de almacenamiento para los usuarios y las unidades compartidas.

Consejos para definir límites de almacenamiento

• Fija límites de almacenamiento para usuarios: define primero un límite mínimo de almacenamiento que se aplique a los usuarios de la unidad organizativa superior para asegurar que se aplique un límite a todos los usuarios. A continuación, define los límites de almacenamiento de las unidades organizativas o los grupos secundarios para anular el valor mínimo.
• Define límites diferentes para alumnos y profesores: como punto de partida, puedes definir un límite de almacenamiento de 3 GB para los alumnos (por grupo o unidad organizativa) y otro de entre 10 y 15 GB para los profesores. Sin embargo, te recomendamos que analices tu uso del almacenamiento para determinar cuál es el más habitual en tu centro.
• Permite que determinados usuarios creen unidades compartidas: de forma predeterminada, ningún usuario de tu organización puede crear unidades compartidas. Te recomendamos que definas un límite de almacenamiento en las unidades compartidas (tal y como se describe a continuación) y permitas que los usuarios de algunos grupos o unidades organizativas puedan crear unidades compartidas.
• Personaliza los límites de almacenamiento de las unidades compartidas: además de limitar quién puede crear unidades compartidas, también puedes asegurarte de que el almacenamiento se asigne adecuadamente a cada unidad compartida. De forma predeterminada, las unidades compartidas tienen un límite de 100 GB.
• Crea grupos para usuarios que necesiten más almacenamiento: es posible que algunos usuarios necesiten flexibilidad en sus límites de almacenamiento, como cuando trabajan en un proyecto concreto. Para adaptarte a estos requisitos temporales, crea un grupo de configuración para los usuarios que necesiten más almacenamiento. Excluye usuarios de los límites de almacenamiento de su unidad organizativa añadiéndolos al grupo durante el tiempo que sea necesario.
• Comunica los cambios en la política de almacenamiento: informa a tus usuarios de que estás aplicando un límite de almacenamiento. Para obtener plantillas de notificación por correo, consulta el artículo Comunicar los cambios en la política a los usuarios.

Si quieres ver más prácticas recomendadas, descarga la guía sobre almacenamiento para administradores.

Fijar límites de almacenamiento para usuarios

1. Inicia sesión con una cuenta de administradoren consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Almacenamiento.

   Para disfrutar de todas las funciones, necesitas privilegios de administrador en Almacenamiento.

3. En la sección Ajustes de almacenamiento, haz clic en Gestionar.
4. Haz clic en Límite de almacenamiento por usuario.
5. En la parte izquierda, haz clic en la entidad a la que quieras aplicar un límite de almacenamiento:
   • Unidad organizativa: haz clic en la unidad organizativa.
   • Grupo: haz clic en Grupos. Haz clic en el campo de búsqueda, empieza a escribir el nombre del grupo y haz clic en él.

     Ten en cuenta que los límites de almacenamiento de los grupos siempre prevalecen sobre los límites de almacenamiento de la organización, y que puedes crear y anular grupos que se anulen entre sí mediante la configuración del grupo. Más información sobre los grupos de configuración

6. Selecciona Activado e indica la cantidad de almacenamiento que quieras.
7. Haz clic en Guardar. Si has configurado un límite para una unidad organizativa secundaria después de fijar un límite en una unidad organizativa superior, haz clic en Anular. Si algunos usuarios ya superan el límite de almacenamiento, recibirás una advertencia. Más información acerca de los mensajes de advertencia sobre el límite de almacenamiento

En Gmail y Fotos, el límite de almacenamiento puede tardar hasta 24 horas en aplicarse. En Drive, el límite de almacenamiento se aplica desde la siguiente ocasión en la que el usuario suba, cree o edite un archivo.

Definir límites de almacenamiento en unidades compartidas

Para controlar cuánto espacio de almacenamiento pueden usar las unidades compartidas, puedes definir un límite de almacenamiento para las que estén asignadas a una unidad organizativa concreta. De forma predeterminada, las unidades compartidas tienen un límite de 100 GB, pero puedes adaptarlo a tu institución. Por ejemplo, es posible que quieras que cada unidad compartida de la unidad organizativa "Profesores" tenga un límite de 100 GB, pero que cada unidad compartida del resto de tu organización tenga un límite de 10 GB. Para fijar estos límites, define el límite de 10 GB en las unidades compartidas de tu unidad organizativa superior y, a continuación, establece el límite de 100 GB en las unidades compartidas de la unidad organizativa "Profesores".

Antes de empezar (opcional): si quieres aplicar límites de almacenamiento diferentes a distintas unidades compartidas, asigna unidades compartidas a unidades organizativas.

Qué ocurre cuando tus usuarios superan los límites de almacenamiento

Cuando se aplican límites de almacenamiento y un usuario los supera, su cuenta de Google Workspace se ve afectada de las siguientes formas:

• No podrá subir imágenes ni archivos nuevos a Google Drive.
• No podrá crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios. Hasta que se reduzca el uso del espacio de almacenamiento, nadie podrá editar o copiar los archivos afectados, ni enviar los formularios propiedad del usuario.
• No podrá crear copias de seguridad de fotos ni de vídeos en Google Fotos.
• No podrá grabar reuniones nuevas en Google Meet.
• Podrá seguir iniciando sesión y accediendo a su cuenta de Google Workspace for Education, así como ver y descargar sus archivos, y enviar y recibir correos. Nota: Los usuarios que no tengan ninguna licencia de Google Workspace for Education no pueden enviar ni recibir correos cuando superan su límite de almacenamiento.

5. Comunicar los cambios en la política de almacenamiento a los usuarios