Crear etiquetas de clasificación para tu organización

Creada por Dayan from Royal Tech Group, Modificado el Mar., 8 Abr. a las 2:17 P. M. por Dayan from Royal Tech Group

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Starter y Frontline Standard; Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; y G Suite Business. Comparar ediciones

Nota: Para aplicar etiquetas de clasificación a tus archivos de Drive, visita esta página. Para aplicar etiquetas de clasificación a tus mensajes de Gmail, visita esta página.

Como administrador, puedes crear etiquetas de clasificación para que los usuarios las apliquen a archivos de Drive y mensajes de Gmail (beta). Puedes crear hasta 150 etiquetas, incluidas varias con insignia. Las etiquetas se crean en la consola de administración.

No incluyas información confidencial en los nombres de las etiquetas ni de los campos, ni en las opciones que se pueden seleccionar. Cualquier administrador de tu organización puede ver las etiquetas si tiene el privilegio Gestionar etiquetas de clasificación. También podrían estar visibles para todos los miembros de tu organización si los permisos de la etiqueta se definen de esta manera.

Antes de empezar: Consulta las prácticas recomendadas para las etiquetas.

Paso 1: Crear una etiqueta

Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.
Ve a Menú Seguridad > Control de acceso y de datos > Clasificación de datos > Gestor de etiquetas.
Se requieren los privilegios de administrador Gestionar etiquetas de clasificación.
Haz clic en Nueva etiqueta.
Asigna un nombre a la etiqueta.
Che
(Opcional) Añada una descripción a la etiqueta. Los usuarios verán la descripción de la etiqueta cuando abran el panel Etiquetas de un archivo.
(Opcional) En el caso de las etiquetas que tengan un campo con insignia, añade un enlace a la documentación sobre la etiqueta. Los usuarios ven este enlace "Más información" cuando apuntan a la etiqueta con insignia o abren el panel Etiquetas de un archivo.

Continúa con las siguientes secciones para añadir campos (opcional) y publicar tu etiqueta.

Paso 2: (Opcional) Añadir campos a la etiqueta

Puedes añadir hasta 10 campos a una etiqueta para que sea más detallada. Por ejemplo, la etiqueta Departamento podría tener un campo con una lista de opciones como Finanzas, Ingeniería y Legal.

Con la etiqueta abierta, haz clic en Añadir campos.
Haz clic en Añadir campo junto a cada tipo de campo que quieras añadir. Para obtener más información sobre los tipos de campos, consulta la tabla que sigue estos pasos.
Notas:
1. Reduce al mínimo el número de campos de una etiqueta para que sea más coherente. Es más probable que los usuarios asignen etiquetas y modifiquen los valores de los campos si pueden hacerlo de forma rápida y fácil.
2. Las reglas de protección de datos de Drive solo pueden usar etiquetas con campos con insignia o etiquetas con un tipo de campo Lista de opciones de selección única. No se admiten otros tipos de campos.
Haz clic en Añadir campos.
Haz clic en un campo para configurar sus opciones, como el nombre del campo, las opciones disponibles o el formato de un campo de fecha. Puedes definir los colores de las insignias y reordenar las opciones de campo.
(Opcional) Marca el campo Requerir que los usuarios elijan una opción para completar el campo. Importante: Los usuarios ven resaltadas estas etiquetas para animarles a completarlas, pero no se impone el uso de los campos obligatorios.

Si añades una opción, puedes eliminarla antes de publicar la etiqueta. En el campo o la opción de campo que quieras eliminar, haz clic en MásEliminar.

Revisa detenidamente los campos nuevos. Una vez publicada, no podrás cambiar el tipo de los campos. En los campos Persona, no puedes cambiar si los usuarios pueden elegir varios valores.

Tipos de campo

Campo	Qué pueden hacer los usuarios	Información adicional
Lista de insignias	Elegir una opción de entre una lista de insignias	Solo se puede añadir un campo de lista de insignias por etiqueta No más de 200 opciones Los usuarios solo pueden seleccionar una opción
Lista de opciones (selección única)	Elegir una opción de una lista	No más de 200 opciones
Lista de opciones (selección múltiple) No se admite en Gmail	Elegir una o varias opciones de una lista	No más de 200 opciones Los usuarios no pueden seleccionar más de 10 valores
Número No se admite en Gmail	Indicar un valor numérico	Solo números enteros
Fecha No se admite en Gmail	Elegir un día natural	El formato de fecha puede tener los valores Largo: DD de mes del AAAA o Corto: DD/MM/AA.
Texto No se admite en Gmail	Escribir en un cuadro de texto	Se permiten 100 caracteres como máximo
Persona No se admite en Gmail	Elegir a una persona de los contactos de Workspace	Configuración opcional: Permitir varias secciones Si se permite la selección múltiple, los usuarios no pueden seleccionar más de 10.

Paso 3: Definir quién puede ver o usar una etiqueta

De forma predeterminada, todos los usuarios de tu organización pueden ver y aplicar etiquetas. Edita los permisos de las etiquetas para controlar quién puede verlas, aplicarlas, editar los valores de los campos y buscar por etiquetas. Por ejemplo:

Añade a estos usuarios y grupos en Permisos avanzados para permitir que los usuarios externos o los grupos que contienen usuarios externos vean y utilicen las etiquetas.
Para probar una etiqueta nueva, puedes configurar primero el acceso restringido y asignar solo un acceso de grupo a la etiqueta. Después de la prueba, puedes cambiar los permisos para que todos puedan usar la etiqueta.
Si una etiqueta contiene información confidencial, puedes configurar la opción Acceso restringido para que solo los usuarios que deban tener acceso a esa información puedan verla o usarla.

Nota:

En el caso de las etiquetas de clasificación de Drive, se siguen aplicando los permisos de archivo. Por ejemplo, si un usuario tiene acceso de solo lectura a un archivo, solo podrá ver las etiquetas aplicadas a ese archivo, incluso si puede aplicar y definir esas etiquetas.
Nota: Se puede dar permiso para ver o aplicar etiquetas a cualquier usuario que tenga una cuenta de Google. Sin embargo, las etiquetas de clasificación de Drive solo se pueden aplicar a los elementos que pertenezcan a usuarios con una licencia compatible con las etiquetas o los elementos de Drive de unidades compartidas.

Para definir permisos de etiquetas, sigue estos pasos:

Si la etiqueta no está abierta, ábrela.
En el panel Permisos de la derecha, haz clic en Editar.
Selecciona el nivel de permiso de tu organización:
1. Puedes aplicar etiquetas y definir valores: los usuarios pueden aplicarlas, definir valores y buscar esta etiqueta en los archivos que puedan editar.
2. Ver esta etiqueta: los usuarios pueden ver y buscar la etiqueta en los archivos que pueden ver o comentar.
3. Acceso restringido: solo los usuarios y los grupos que especifiques pueden ver o aplicar etiquetas. En el siguiente paso, puedes elegir los permisos de cada usuario o grupo.
(Opcional) Añade permisos para grupos y usuarios específicos:
1. En Permisos avanzados, introduce una cuenta de usuario o de grupo y selecciona la cuenta. Entre las cuentas sugeridas se incluyen los usuarios y grupos internos y externos con los que te has puesto en contacto. Si no ves una cuenta de usuario o de grupo en la lista de sugerencias, puedes añadirla manualmente. Por ejemplo, si eres administrador de un revendedor, puedes añadir usuarios o grupos de cualquier cliente al que hayas revendido el producto. Nota: Los grupos dinámicos no son compatibles con las etiquetas de clasificación de Gmail.
2. Selecciona el nivel de permiso de esa cuenta.
Haz clic en Guardar.

Paso 4. Previsualizar y publicar una etiqueta

Las etiquetas nuevas se crean en estado de "Borrador" para que puedas revisar cómo se mostrarán a los usuarios antes de que estén disponibles.

Para previsualizar el funcionamiento de una etiqueta en Drive y Gmail, consulta el panel Vista previa de la derecha. En la parte superior, selecciona la aplicación de la que quieras previsualizar la etiqueta. Si una etiqueta incluye campos que no son compatibles con Gmail, esos campos no se muestran en la vista previa de Gmail, pero sí en la de Drive.

Para publicar una etiqueta:

Si la etiqueta no está abierta, ábrela.
Revisa la etiqueta y los campos que quieras. Importante: El tipo de campo no se puede cambiar después de publicar la etiqueta.
Haz clic en Publicar.
Confirma que quieres publicar la etiqueta haciendo clic en Publicar.

Los usuarios con permiso para ver o usar la etiqueta ahora tienen acceso, y puedes usarla para clasificar y proteger datos, tal como se describe en la siguiente sección.

Cuando editas una etiqueta, los cambios se guardan como un borrador. Para que los cambios estén disponibles para los usuarios, debes volver a publicarlas.

Paso 5. (Opcional) Usar etiquetas de clasificación para clasificar, proteger y gestionar datos

Puedes configurar políticas para aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a archivos de Drive o mensajes de Gmail. También puedes configurar Prevención de la pérdida de datos (DLP) y reglas de retención de Vault para evitar que se eliminen archivos según las etiquetas de un archivo.

Importante:

Cuando utilizas una etiqueta en las reglas de retención de Vault, DLP, clasificación por IA o clasificación predeterminada, la configuración de la etiqueta se bloquea en el Gestor de etiquetas. Así se evitan cambios en las etiquetas que podrían infringir las políticas empresariales.
Cuando se utiliza una etiqueta en las reglas de DLP o de retención de Vault, esta no se puede inhabilitar ni eliminar. Los gestores de etiquetas pueden ver que la etiqueta se usa en una regla en la columna Reglas de la tabla de etiquetas. Sin embargo, no podrán ver los detalles de la regla que usa la etiqueta a menos que tengan los privilegios de administrador necesarios.

Aplicar etiquetas automáticamente a archivos de Drive

Hay tres formas de aplicar etiquetas automáticamente a los archivos: la clasificación predeterminada, la DLP y la clasificación por IA. Estas etiquetas funcionan de distintas maneras y puede combinarlas según el tipo de etiquetado que quiera aplicar.